Algeme ledenvergadering 2020

Stukken t.b.v. Algeme ledenvergadering

GOLFCLUB MOLENBERG

Hogeweg 53 secretariaat: Appelmeet 33

4328 PB Burgh-Haamstede 4328 CK Burgh-Haamstede

telefoon 0111-654400 telefoon: 0111-653819 06-53173692
e-mail: farkenbout@zeelandnet.nl

Algemene Ledenvergadering Golfclub Molenberg

Zondag 19 januari 2020 om 13.00 uur

AGENDA

01.Opening en mededelingen

-vaststellen van de agenda

02.Verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 12-05-2019

-ter vaststelling

03.Jaarverslag 2019

-ter vaststelling

04.Verkiezing Bestuur GC Molenberg

Aftredende leden

-J. Sonke (herkiesbaar/kandidaat)

-F. Arkenbout (herkiesbaar/kandidaat)

-P. van der Veer (niet herkiesbaar)

Vacature

-1 zetel

05.Financiën GC Molenberg

-Jaarrekening 2019

-Onderzoek Kascommissie

-Begroting 2020

06.Jaarprogramma 2020

-ter vaststelling

07.Rondvraag en sluiting

Frans Arkenbout
secretaris Golfclub Molenberg

GOLFCLUB MOLENBERG

Hogeweg 53 secretariaat: Appelmeet 33, 4328 CK Burgh-Haamstede

4328 PB Burgh-Haamstede tel.: 06-53173692

email: farkenbout@zeelandnet.nl

_______________________________________________________________________

Algemene Ledenvergadering Golfclub Molenberg

d.d. 12-05-2019

VERSLAG

Aanwezig: Afwezig:

F.W.H.P. Prins voorzitter P.B.M. van der Veer lid
F.H. Arkenbout secretaris D. de Ruiter-Schopeck lid
K.Sonke penningmeester
M.K. Forman-de Bes lid

Aantal aanwezige leden: 25

01.Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom.

Medegedeeld wordt dat, conform de statuten van de Golfclub, drie leden van het bestuur aftredend zijn, doch terstond herkiesbaar zijn. De vergadering besluit met algemene stemmen de leden F. Prins, M. Forman-de Bes en D. de Ruiter-Schopeck, allen aftredend, te benoemen tot lid van het bestuur van Golfclub Molenberg.

De agenda wordt vastgesteld.

02,Verslag Algemene ledenvergadering d.d. 21-04-2018

Het verslag wordt met algemene stemmen vastgesteld.
De voorzitter dankt de opsteller van het verslag.

03.Jaarverslag Golfclub Molenberg 2018

Het Jaarverslag 2018 met algemene stemmen vastgesteld.

04.Verslag Wedstrijdcommissie

De heer Sonke licht de werkzaamheden van de commissie toe. Het wedstrijdprogramma werd conform uitgevoerd. Bij afwezigheid van een lid van de wedstrijdcommissie kon altijd gerekend worden op vervanging door een lid van de club.
Het verslag geeft geen aanleiding tot vragen of opmerkingen.

05.Financiën Golfclub Molenberg

De heer Verhage deelt, namens de kascommissie, mede dat de financiële stukken, overgelegd door de penningmeester, in orde zijn bevonden. Voorgesteld wordt het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. De vergadering stemt, met algemene stemmen, hiermee in.

De kascommissie die het financiële beleid over 2019 zal beoordelen zal bestaan uit de leden A.Kok en E. Verhage. De heer J. Forman wordt bedankt voor zijn werkzaamheden voor de kascommissie over de jaren 2017 en 2018.

De jaarrekening 2018 is aanleiding voor opmerkingen vanuit de ledenvergadering. Samengevat betreft dit de volgende zaken.

-De uitgaven zijn in 2018 sterk toegenomen.
-De inkomsten zijn onvoldoende gebleken om het vastgestelde programma uit te voeren.
-De reserves staan onder druk.
-Bepaalde uitgaven hadden wellicht heroverwogen moeten worden, waaronder de bourgondische maaltijd.
-Tussentijdse financiële rapportage is noodzakelijk.
-Het beleid moet zich richten op inkomstenwerving.

De voorzitter zegt de zorgen van de leden over de financiële situatie te delen. Het bestuur heeft dan ook aandacht besteed aan activiteiten die gericht zijn op verbetering. Daarnaast wordt er door de penningmeester op gewezen dat er sprake was van tegenvallers, zoals relatief hoge overloopkosten vanuit 2017, onverwacht hogere algemene kosten met name ook door achterstallige rekeningen, het afscheid van het vorige bestuur en de bourgondische activiteiten.

In nauwe samenwerking met Boerderij Molenberg B.V. zijn inmiddels de volgende activiteiten uitgevoerd.

-Het huis-aan-huis verspreiden van folders waarin informatie gegeven werd over de golfbaan en mensen uitgenodigd werden om kennis te komen maken met het golfspel, alsmede een aantrekkelijk aanbod voor het verkrijgen van speelrecht. Dit initiatief heeft ertoe geleid dat ca 50 nieuwe leden zich gemeld hebben.
-Sponsorwerving moet ertoe leiden dat er (weer) bordjes geplaatst worden bij de T-boxen. Deze actie loopt nog maar het ziet ernaar uit dat dit een succes wordt. Per bord ontvangt de Golfclub Molenberg een bijdrage van ca € 150,-.
-Kritisch de bourgondisch activiteiten bezien dan wel afschaffen. Vanuit de vergadering wordt duidelijk gemaakt dat handhaving van deze activiteit op prijs wordt gesteld.
-Betrekken van de gasten op Camping Molenberg bij de activiteiten van de golfclub. Dit heeft inmiddels geleid tot een aantal nieuwe leden.

Voorts stelt het bestuur de volgende maatregelen voor om de inkomsten te verbeteren.

1.De bijdrage voor deelnemen aan wedstrijden, per direct, stellen op € 3,- (is/was € 2,-).
2.Instellen van een clubcontributie van € 10,- m.i.v. 01-01-2020, te innen door GC Molenberg.

Na toelichting en beantwoording van vragen, stemt de vergadering met algemene stemmen in met de voorstellen.

De voorzitter stelt het aanvullende abonnement op Fox-sport (TV) aan de orde. Gelet op de belangstelling hiervoor van de zijde van de leden van de GC Molenberg acht hij de kosten hiervan (€ 250,-) hoog. De heer Willems, bedrijfsleider van Molenberg B.V. licht toe dat het basisabonnement voor rekening komt van Molenberg B.V. Het aanvullend abonnement (golfwedstrijden) wordt betaald door GC Molenberg.

De voorzitter nodigt de leden uit om, bij hand opsteken, te stemmen over het al dan niet handhaven van het aanvullende abonnement. Een zeer ruime meerderheid is voor het afschaffen van het abonnement. Aldus wordt besloten

06.Rondvraag en sluiting

De heer Van der Maat stelt voor om de eerstvolgende ALV in november 2019 te houden.
De voorzitter stelt dit voor. De vergadering gaat met algemene stemmen akkoord.
De heer Kok vraagt naar de mogelijkheid van lockers op de baan. Dit zal worden onderzocht.

Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter, onder dankzegging voor ieders inbreng, de vergadering en wenst een ieder een smakelijke lunch.

GOLFCLUB MOLENBERG

Hogeweg 53

4328 PB Burgh-Haamstede

JAARVERSLAG 2019

Op 12 mei 2019 koos de Algemene Ledenvergadering van de GC Molenberg het bestuur.

De leden F.W.H.P. Prins, M.K. Forman-de Bles en D. de Ruiter-Schopeck waren aftredend en stelden zich herkiesbaar. Met algemene stemmen werden zij herkozen.

De volgende leden namen zitting in het bestuur, waarna de functies werden toegekend. De samenstelling van het bestuur werd als volgt

F. Prins, voorzitter
F. Arkenbout secretaris, tevens plaatsvervangend voorzitter
J. Sonke penningmeester
M.Forman-de Bes lid
D. de Ruiter-Schopeck lid
P. van der Veer lid

Voor de bestaande vacature, ontstaan na het vertrek van de heer Daan Blom uit het bestuur, meldde zich geen kandidaten. Ook in de loop van het verslagjaar kon niet worden voorzien in de vervulling van de vacature.

In de loop van het verslagjaar werd zowel mondeling, als schriftelijk, intensief contact onderhouden met de eigenaar van de golfbaan. In deze contacten werden systematisch zaken aan de orde gesteld zoals de kwaliteit van de golfbaan, het werven van leden, het organiseren van activiteiten in het kader van de public relations, sponsorwerving en de verhouding tussen de golfclub en de baaneigenaar. Deze contacten werden door de participanten als positief ervaren en zullen derhalve dan ook gecontinueerd worden.

Het wedstrijdprogramma, vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 12-05-2019 werd, met enige aanpassingen, uitgevoerd. De damesdag, de dag der kampioenen en de matchplaycompetitie maakten daar deel van uit.

De Zeelandtour werden wederom georganiseerd door de heren Oostdam en Prins. Aan de tour werd door een flink aantal leden deel genomen.

Met betrekking tot de Zeeuwse Par-3-competitie werd opnieuw contact gelegd met de Golfclubs in Zeeland met als doel om deze competitie aan te passen aan de nieuwe omstandigheden. Dit initiatief resulteerde in een nieuwe opzet van de competitie, waaraan door alle clubs wordt deelgenomen. De organisatie werd uitgevoerd door de heer C. van der Maat. De laatste wedstrijd werd gehouden op De Molenberg op 24 augustus 2019.

Eind 2019 werd het jaarprogramma van de Golfclub Molenberg opgesteld, op basis van het model dat reeds jaren in gebruik is. Het programma vermeld een aantal bourgondische genoegens die na een wedstrijd genoten kunnen worden. Deze worden niet in rekening gebracht aan de deelnemers. Aan de opstelling van het consumptieve programma is overleg met de bedrijfsleider van Boerderij Molenberg vooraf gegaan.

In het jaar 2019 vergaderde het bestuur elf keer. Aan deze vergaderingen ging een agenda vooraf en werd er een schriftelijk verslag opgesteld. Meerdere keren werd er tussentijds overleg gevoerd indien de noodzaak daarvoor zich voordeed. Bij deze overleggen werd de heer Willemse, bedrijfsleider van Boerderij Molenberg, geregeld betrokken.

Aan het begin van het verslagjaar werd een intensieve communicatie gevoerd tussen het bestuur van de GC Molenberg en de baaneigenaar. Aan de orde kwamen de kwaliteit van de golfbaan, het ledenaantal van de GC Molenberg, een belangenafweging tussen enerzijds het commerciële bedrijf Boerderij Molenberg en anderzijds de (vrijwilligers)club Molenberg, het verlenen van ‘speelrecht’ aan golfers door Boerderij Molenberg en het in rekening brengen van kosten aan leden door de GC Molenberg, het inzetten op ledenwerving en sponsoring.
Dit heeft geleid tot meer inzicht bij partijen in elkaars belangen en tot initiatieven die in beider belang zijn. Ledenwerving (o.a. door verspreiding van folders), organisatie van kennismakings-evenementen voor potentiële leden, werving van sponsoren, bekendheid geven aan het golfen op De Molenberg door middel van artikelen in het tijdschrift Schouwen-Duiveland Sport en actieve inbreng door leden bij de golfclinics van Boerderij Molenberg zijn daar voorbeelden van. Dit beleid van samenwerking en activering zal door het bestuur voortgezet worden.

In de loop van het verslagjaar werd de website van de GC Molenberg ‘opgeschoond’. Het beheer en het onderhoud van de site zal de aandacht houden van het bestuur teneinde te kunnen blijven voorzien in een passende actualisering van de website.

In de loop van het jaar nam de heer Ko Sonke afscheid van de wedstrijdcommissie. Enkele leden waren bereid om tijdelijk in te vallen. De vacature kon later vervuld worden door de toetreding van de heer Tiny van Terheijden tot de commissie.

In de Algemene Ledenvergadering van 12 mei 2019 werd de suggestie gedaan om de ALV voortaan eerder te houden. Die suggestie werd overgenomen door het bestuur. Gedacht werd aan een datum op het eind van 2019. Om praktische redenen (beschikbaarheid van de noodzakelijke stukken zoals jaarrekening, begroting en jaarprogramma) besloot het bestuur om de ALV te beleggen in begin januari 2020.

Debet	kas 2019		Credit		Debet		Bank 2019	Credit
wedstrijdkas 1/1/2019	351	attenties naar leden	15	Bank 75	Rek. Courant 1/1/2019	326
wedstrijdinleg	2511	goede doelen/sponsoring	120				vergaderkosten	36
leden bijdrage bourg.akt.	290	wedstrijdprijzen	724		sponsorborden	1050	webkosten	84
leden bijdrage sponsoring	48	bourgondische activiteiten	1480		nieuwe leden	400	bourgondische activiteiten	150
		damesdag	81		opname spaarrekening	1000	verzekering	214
		vergaderkosten	309			2776	bankkosten	119
		Par-3 comp.	233				wedstrijdkosten	468
								1071
		wedstrijdkas 31-12-2019	238
	3200		3200				Rek.Courant 31-12-2019	1705
								2776
				Bank41	Spaarrek. 1/1/2019	1,637
					rente	0
					Spaarrek. 31/12/2019	637

	Balans 31-12-2019				Resultatenrekening 2019
Rabo Bank	Rek.Courant	1,705
Spaarrekening		637	attenties naar leden			15	wedstrijdinleg	2511
kas		239	goede doelen/sponsoring			120	bijdrage leden bourgondische act.	290
			bankkosten			119	sponsor bijdrage leden(ALS)	48
Vermogen		2,581	wedstrijdprijzen			724	sponsorborden	1050
			web kosten			84	nieuwe leden	400
			bourgondische aktiviteiten			1630	rente spaarrekening	0
			damesdag			81
			verzekering			214
			kosten vergadering/wedstrijdcie			345
			wedstrijdkosten	kosten		468
			Par-3 comp.			233
			Meer ontvangen dan uitgegeven			266
						4299		4299
			Vermogen 31-12-2018			2,315
			Meer ontvangen dan uitgegeven			266
			Vermogen 31-12-2019			2,581

Begroting 2020			Begroting 2019


inkomsten			Inkomsten:
contributie	400		contributie	0.00
wedstrijdinleg	2,900		wedstrijdinleg	3200
sponsorborden	450		bijdr. leden bourg.	600
	3,750	3,750		3800


uitgaven			uitgaven
bourgondisch genot	1400		bourgondisch genot	1650
vergaderkosten	200		vergaderkosten	150
bankkosten	130		bankkosten	120
webkosten	80		web kosten	40
verzekering	225		verzekering	215
wedstrijdkosten	500		wedstrijdkosten	500
wedstrijdprijzen	700		wedstrijdprijzen	800
damesdag	100		damesdag	100
attenties leden	50		attenties leden	50
PR	200		onvoorzien	175
onvoorzien	165
	3750	3750		3800